06 feb Timemanagement: niet de sterkste kant van generalisten
Timemanagement is vaak niet de sterkste kant van generalisten. Zij vinden veel dingen leuk en daardoor houden ze zich ook bezig met verschillende taken. Daarom in deze nieuwsbrief aandacht voor: beter focussen op taken die echt belangrijk zijn: hoe doe je dat? Want wie wil dat nou niet?
Beter focussen en minder uitstellen
Mijn klant wilde dat ook. Hij merkte dat hij heel goed was in het beantwoorden van mailtjes, maar niet toekwam aan grotere taken zoals het uitdenken van een visie of strategie. Dat laatste werd nu wel van hem als leidinggevende verwacht. Hij blokte wel tijden in zijn agenda, maar die tijden werden ook weer overruled door dringende telefoontjes en mailtjes. En aan het eind van de werkdag was hij zo gaar dat hij geen puf meer had voor moeilijke dingen. Zijn vraag voor de coachsessie was: Hoe kan ik mijn aandacht ook richten op belangrijke taken die ik nu uitstel?
Het blokken van zijn agenda hielp niet
Uit zijn verhaal blijkt al dat alleen het blokken van de agenda niet genoeg is om je meer te focussen op belangrijke taken. Dat komt omdat het indruist tegen zijn waarden. We gingen daarom op zoek naar de achterliggende positieve waarde bij zijn uitstelgedrag.
Belemmerende gedachte
Het uitstellen van belangrijke taken leverde hem ook iets op: wat was dat? Door snel mailtjes en vragen van collega’s en klanten af te handelen kon hij ze goed helpen en service verlenen. Ook was het resultaat snel zichtbaar. De gedachte die hem belemmerde om zich te richten op de belangrijke, grotere taken was: “Ik wil graag mijn collega’s snel helpen en dat doe ik het beste door hun vragen à la minute te beantwoorden”. Dat maakte het veel aantrekkelijker om zich daarop te richten dan op grote taken die onbekend waren voor hem. Hij hikte op tegen die taken omdat hij geen idee had wat ervan hem verwacht werd en waar hij moest beginnen.
Wat levert het op? De positieve, achterliggende waarde
In zijn geval was dus het snel helpen van collega’s en service verlenen een hele belangrijke positieve waarde. Vanuit die achterliggende positieve waarde keken we samen naar welke stimulerende gedachte hem kon helpen. En hij realiseerde zich dat hij het ook anders kon zien: hij hielp het bedrijf ook aan nieuwe klanten als hij tijd besteedde aan zijn marketingstrategie. Directe collega’s en klanten kon hij nog steeds helpen, maar wel op een moment dat het hem ook uitkwam.
Helpende gedachte
Zijn helpende gedachte werd: “Ik help het bedrijf aan meer klanten als ik tijd vrij maak voor het opstellen van een visie. Ik kan nog steeds collega’s en klanten helpen, maar wel op een moment dat het mij uitkomt.” Hij sprak deze gedachte hardop uit en merkte dat hij hier helemaal achter kon staan. Hier geloofde hij ook zelf in!
Verankeren
Tot slot keken we nog naar manieren om deze gedachte te verankeren, die hem konden helpen om de komende week zich meer te focussen. Aangezien nieuw gedrag aanleren echt lastig is, bedacht hij een paar dingen die hem echt konden helpen:
- Helpende gedachte op laptop plakken.
- Het mailprogramma niet standaard laten opstarten door Google.
- Mensen informeren over zijn voornemen om op een dag de eerste twee uur niet bereikbaar te zijn.
- De grote belangrijke taak opsplitsen in kleine(re) taken en een lijstje te maken maken van activiteiten waar hij mee kon beginnen.
Voor mijn klant was het echt een eyeopener dat hij zo naar zijn probleem kon kijken en hij had gewoon zin om aan de slag te gaan met zijn strategietaken. Deze aanpak heet trouwens ‘Value-based transformation’ en is bedacht door Ien van der Pol. In haar boek ‘Coachen als professie. Fundamenten voor begeleiding naar heelheid‘ licht ze het toe. Kun jij als generalist ook hulp gebruiken om je beter te focussen en krachtiger je werk te doen? Zet dan nu de eerste stap en meld je aan voor een gratis speedcoachsessie of zie mij in actie tijdens het gratis webinar op 10 maart over veelzijdig generalisten.